Te cuento mi experiencia. Yo estuve varios años en el comité de mi edificio y fui presidente de este por tres años.
Los pagos que hace la administración todos van con la firma del comité, por tanto, el administrador no puede sacar plata de la cuenta corriente del condominio sin aprobación del comité.
La única manera que tiene el administrador por sí sólo de hacerse de las lucas es si reciben pagos de gastos comunes en efectivo que no ingresan a la contabilidad del edificio. Es por esto que nosotros acá solamente se aceptan pagos con cheque o transferencia bancaria. No se acepta efectivo.
Si falta plata el comité es tan responsable como el administrador. La auditoría es el mecanismo para resolver este asunto.
Por otra parte, es muy difícil que el fondo de reserva esté agotado a no ser que se hayan realizado reparaciones de emergencia con cargo al fondo de reserva que el comité haya decidido no cargar a gasto común. Y ahí hay un tema de criterios y resguardos que el comité junto a la administración deben gestionar. Muchas veces los administradores usan plata del fondo de reserva como "capital de trabajo" por que hay mucha morosidad en los gastos comunes, sin embargo, este fondo de reserva, contablemente sigue existiendo. Los admistradores y el comité pueden tomar medidas para evitar la morosidad, por ejemplo, cortar la luz, y/o prohibir el uso de bienes comunes del edificio a quienes estén morosos.
Respecto a contrato de administración, los administradores no son empleados de los edificios por lo tanto no llevan contrato de trabajo, pero si puede existir un contrato de prestación de servicios de administración en donde se detallan funciones, honorarios, tiempos de atención del administrador, procedimientos, etc.
